L’intégration est l’étape finale du processus de recrutement. Elle intervient lorsque l’employeur choisit son nouveau salarié parmi les derniers candidats.
Cette période délicate consiste à faciliter l’adaptation de la nouvelle recrue à son environnement de travail (à l’entreprise, à l’équipe et au poste).
L’intégration représente donc un enjeu majeur dans la fidélisation du salarié.
Pour optimiser les chances de réussite, c’est-à-dire éviter que le salarié ne quitte l’entreprise de manière prématurée, mieux vaut anticiper son intégration avant même son arrivée et la poursuivre plusieurs semaines ou plusieurs mois après, si les circonstances le demandent. Cela peut cependant se révéler difficile, notamment lorsque le télétravail est imposé en cette période de crise sanitaire.
À noter: il ne faut pas confondre période d’intégration et période d’essai.
La période d’essai est une période légale au cours de laquelle chacune des parties peut mettre fin au contrat de travail d’un commun accord.
La période d’intégration est la période nécessaire au nouveau salarié pour qu’il devienne autonome sur son poste de travail.
Préparer l’arrivée du nouveau salarié
L’intégration d’un salarié commence bien avant son arrivée dans l’entreprise. En effet, pour que tout soit prêt le jour J, il faut anticiper certaines étapes :
- Prévenir les équipes de son arrivée (prénom, raisons de son recrutement, responsabilités, rattachement hiérarchique…);
- Préparer les conditions matérielles (tenue de travail, ordinateur, branchement d’une ligne téléphonique, badge d’accès, messagerie…);
- Préparer un planning d’intégration en compagnie du nouveau salarié (pour lui fournir des repères sur la maîtrise de son poste);
- Identifier et prévenir les personnes en charge de son accueil le jour J;
- Organiser les formations nécessaires pour sa tenue de poste;
- Préparer la rédaction du contrat de travail et les documents obligatoires (mutuelle…);
- Effectuer la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF;
- Programmer la visite médicale d’embauche;
- Mettre à jour le registre du personnel
Bien l’accueillir le jour de son arrivée
Il est important que le salarié se sente accueilli le jour de son arrivée. Après lui avoir souhaité la bienvenue, l’employeur peut :
- Lui remettre ses documents administratifs (contrat de travail, dossier mutuelle…) et répondre à ses questions s’il en a;
- Lui présenter l’équipe (à défaut de le faire en présentiel, organiser une visioconférence);
- Éventuellement lui assigner et présenter un tuteur qui l’accompagnera dans son intégration;
- Faire le tour de l’entreprise avec lui pour qu’il prenne ses repères (lieux communs, badgeuse, accès aux bureaux…) en lui expliquant les règles élémentaires de sécurité (emplacement de la trousse à pharmacie, des extincteurs, des issues de secours…);
- Lui présenter les usages et les valeurs de l’entreprise pour qu’il s’adapte plus facilement aux attentes (horaires de travail, gestion des pauses, réunions de services…);
- L’accompagner jusqu’à son poste de travail et lui indiquer des disponibilité en cas de besoin;
- Prendre le temps de lui montrer l’outil de travail (accès à un logiciel, connexion à la messagerie, plaquette de présentation de l’entreprise…)
Bien l’accompagner dans sa prise de poste
L’intégration d’un salarié ne se limite pas à la phase d’accueil du premier jour. Il faut continuer à l’accompagner jusqu’à ce qu’il ait suffisamment d’autonomie sur son poste de travail. L’idée est de le responsabiliser progressivement en priorisant les tâches sur lesquelles il devra être plus rapidement opérationnel.
Il est recommandé, pour cela, de lui donner des consignes et des objectifs clairs et de l’accompagner sur le « comment » les atteindre (sources de documentation, personnes et ressources qui peuvent l’aider…).
Pour évaluer le niveau d’intégration et d’autonomie du salarié, il est important d’organiser des rendez-vous réguliers avec lui. Ces rencontres seront l’occasion de faire le point notamment sur :
- L’avancée du plan d’intégration;
- Le niveau de maîtrise de ses missions;
- Sa capacité à utiliser les outils;
- Le respect des procédures et des règles de sécurité;
- Son appréciation du poste (ce qu’il avait compris, ses attentes et la réalité au quotidien);
- Ses relations avec ses interlocuteurs (hiérarchie, collègues, fournisseurs, clients…);
- Ses difficultés à accomplir ses missions.
En fonction de ses réponses, il faudra ajuster ensemble son plan d’intégration pour lui assurer une meilleure prise de poste.
Ces rencontres doivent aussi permettre à l’employeur de vérifier l’adéquation du salarié avec son poste avant la fin de la période d’essai.
Bien que 3 moments soient particulièrement sensibles lors de l’intégration d’un salarié (1er jour, 1ère semaine et 1er mois), il ne faut pas attendre ces dates pour organiser des points de rencontre. L’employeur doit se rendre disponible aussi souvent que le salarié en a besoin.
Mon nouveau salarié peut rencontrer des difficultés de plusieurs natures
Chaque problème a une solution, il ne faut pas se fermer face aux difficultés du nouveaux collaborateurs. Par exemple:
- Il a du mal à maîtriser certaines missions. Je peux mettre en place du tutorat, c’est-à-dire que j’identifie un salarié qui maîtrise les missions et qui a suffisamment de pédagogie pour transmettre ses connaissances à la nouvelle recrue et ainsi l’aider dans son apprentissage.
- Il a du mal avec les procédures internes. Je peux formaliser certains process et lui donner les accès.
- Il a du mal à trouver le bon mode de relation avec ses interlocuteurs (collègues, fournisseurs…). Je peux lui faire des feedbacks pour l’aider à améliorer sa communication
La période d’intégration se termine dès lors que le salarié est suffisamment autonome sur son poste et que les points de rencontre ne sont plus nécessaires.