L’entretien d’évaluation est un échange annuel entre l’entreprise et chacun de ses salariés, donnant l’occasion de dresser un bilan de ses performances et compétences (professionnelles et humaines). C’est aussi l’opportunité de discuter de ses axes d’amélioration, ses objectifs, et d’identifier de manière générale ce dont le salarié pourrait avoir besoin pour son développement et son bien-être personnel.
Attention toutefois à ne pas dénaturer l’objectif de l’entretien en abordant le sujet de la rémunération. Il est conseillé de mener un entretien de rémunération séparément.
À l’inverse de l’entretien professionnel, l’entretien d’évaluation annuel n’est pas obligatoire, mais il reste fortement recommandé pour assurer l’essor de l’entreprise.
Organiser l’entretien et informer ses salariés
Un entretien annuel d’évaluation peut être programmé à l’initiative de l’employeur à n’importe quel moment dans la vie de l’entreprise. Cependant, il y a de grandes chances que cela survienne aux alentours de la clôture comptable de l’année en question ou en amont de la préparation des budgets de formation et de recrutement.
Afin de mener un entretien annuel d’évaluation efficace, il est primordial de déterminer une date, un lieu et ses modalités, avant d’en informer le salarié au moins 15 jours à l’avance. Cela permettra au salarié comme à l’employé de se préparer et de se présenter au rendez-vous sous des conditions favorables.
Un entretien annuel peut facilement prendre 1 à 2 heures, il est donc important que le responsable choisisse un lieu calme, neutre et à l’abri des regards pour en assurer la confidentialité.
Préparer efficacement un entretien
Comme tout autre entretien, un minimum de préparation est requis avant le rendez-vous. Cela permettra d’être efficace, d’avoir l’esprit serein et ne rien oublier.
De son côté, l’employeur peut préparer l’entretien en respectant les étapes suivantes:
- En premier lieu, il est recommandé de produire et fournir au salarié le support de l’entretien d’évaluation. Il doit contenir tous les éléments permettant une évaluation objective du salarié
- Ensuite, il faut prendre connaissance des précédents entretiens annuels (et autres) du salarié, de la fiche de poste du salarié. À la fin, il faudra faire un bilan des forces et axes d’améliorations du salarié ainsi que de ses performances
- Enfin, il faut construire des objectifs pour le salarié sur l’année à venir. Il faut aussi réfléchir à tout accompagnement ou formation nécessaires pour réaliser ces objectifs.
Veiller au bon déroulement de l’entretien
Pendant l’entretien, l’employeur doit être attentif à la qualité de la relation et exprimer clairement le but de la rencontre.
Il faut savoir créer un dialogue avec le salarié, c’est-à-dire qu’il doit y avoir un échange entre les deux parties prenantes, que chacun puisse s’exprimer et non tenir un monologue. Il faut savoir écouter le salarié pour être certain de rendre l’évaluation la plus juste possible sur tous les points abordés.
Une bonne façon d’y parvenir serait de commencer l’entretien en laissant le salarié dresser lui-même un bilan de l’année écoulée. Cela permettra à l’employeur d’identifier des points (positifs ou négatifs) qui auraient pu lui échapper lors de sa préparation de l’entretien.
Il est important de faire preuve d’écoute active vis-à-vis du salarié, de reformuler ses propos pour être sûr de les avoir compris, de poser des questions pour ne rien laisser en suspens sur les sujets abordés. Il est conseillé de prendre des notes pendant l’échange, afin de faciliter le remplissage du support et la rédaction du compte rendu suite à l’entretien.
L’employeur pourra ensuite dresser le bilan de l’année à son tour, tout en étayant ses propos d’éléments factuels et vérifiables. À noter que toute évaluation basée sur des critères subjectifs (une impression, un ressenti ou une interprétation) est à proscrire, l’entretien ayant comme finalité d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié.
En conséquence de cet échange de points de vue, l’employeur et le salarié pourront s’accorder de façon claire sur des objectifs spécifiques et réalistes pour l’année à venir, avant de mettre un terme à l’entretien.
À la suite de l’entretien d’évaluation, l’employeur doit rédiger un compte rendu qui sera transmis aux services RH. Le salarié peut également recevoir une copie du compte rendu, et même s’il n’est pas tenu de la signer, l’adhésion du salarié à l’évaluation de l’employeur donne plus de poids au compte rendu.
Comment exploiter les données d’un entretien d’évaluation ?
Bon nombre d’entreprises organisent les entretiens d’évaluation de l’ensemble du personnel sur la même période : on parle alors de « campagne d’entretiens d’évaluation ».
Cette campagne permet de regrouper en peu de temps une quantité importante de données essentielles pour identifier les besoins de l’entreprise sur divers plans.
L’évaluation annuelle peut être un outil pertinent pour réorganiser les services et optimiser l’activité d’une entreprise.
Une fois les données centralisées, on peut obtenir une vision générale des axes de progrès des salariés, et ainsi déterminer quels accompagnements ou formations sont nécessaires à l’épanouissement des salariés, et donc de l’entreprise.
Cette prise de recul est indispensable pour mettre en place des actions adaptées et ainsi développer la performance individuelle des salariés au profit du résultat collectif.