L’intégration du salarié : faciliter les premiers pas dans l’entreprise

L’intégration est l’étape finale du processus de recrutement. Elle intervient lorsque j’ai choisi, parmi les derniers candidats, mon nouveau salarié.

Cette période délicate consiste à faciliter l’adaptation de ma nouvelle recrue à son environnement de travail (à l’entreprise, à l’équipe et au poste).

L’intégration représente donc un enjeu majeur dans la fidélisation de mon salarié.

Pour optimiser mes chances de réussite, c’est-à-dire éviter que mon salarié ne quitte l’entreprise de manière prématurée, mieux vaut anticiper son intégration avant même son arrivée et la poursuivre plusieurs jours/semaines/mois après, si les circonstances le demandent.

 

Période d’intégration et période d’essai à ne pas confondre !   La période d’essai est une période légale au cours de laquelle chacune des parties peut mettre fin au contrat de travail d’un commun accord.   La période d’intégration est la période nécessaire au nouveau salarié pour qu’il devienne autonome sur son poste de travail.  

 

Bien l’accompagner dans sa prise de poste

L’intégration d’un salarié ne se limite pas à la phase d’accueil du premier jour. Je dois continuer à l’accompagner jusqu’à ce qu’il ait suffisamment d’autonomie sur son poste de travail.

L’idée est de le responsabiliser progressivement en priorisant les tâches sur lesquelles il devra être plus rapidement opérationnel.

Je peux, pour cela, lui donner des consignes et des objectifs clairs et l’accompagner sur le « comment » les atteindre (sources de documentation, personnes ressources qui peuvent l’aider…).

Enfin, nous pouvons planifier ensemble le temps nécessaire à la maîtrise du poste. Cet échéancier, appelé aussi « plan d’intégration », sera un bon repère pour le salarié.

Pour évaluer son niveau d’intégration et d’autonomie, j’organise des rendez-vous réguliers avec lui. Ces rencontres  seront l’occasion de faire le point notamment sur :

  • Son plan d’intégration
  • Son niveau de maîtrise de ses missions
  • Sa capacité à utiliser les outils
  • Le respect des procédures et des règles de sécurité
  • Son appréciation du poste (ce qu’il avait compris, ses attentes et la réalité au quotidien)
  • Ses relations avec ses interlocuteurs (hiérarchie, collègues, fournisseurs, clients…)
  • Ses difficultés à accomplir ses missions

En fonction de ses réponses, nous pourrons ajuster ensemble son plan d’intégration pour lui assurer une meilleure prise de poste.

 

Ces rencontres doivent aussi me permettre de vérifier l’adéquation du salarié avec son poste avant la fin de la période d’essai.

 

Bien que 3 moments soient particulièrement sensibles lors de l’intégration d’un salarié (1er jour, 1ère semaine et 1er mois), je ne dois pas attendre ses dates pour organiser nos points de rencontre. Je dois me rendre disponible aussi souvent que mon salarié en a besoin.

 

La période d’intégration se termine dès lors que le salarié est suffisamment autonome sur son poste et que nous ne ressentions plus le besoin de nous voir aussi souvent.

 

A chaque problème sa solution ! Mon nouveau salarié peut rencontrer des difficultés de plusieurs natures… Il a du mal à maîtriser certaines missions : je peux mettre en place du tutorat, c’est-à-dire que j’identifie un salarié qui maîtrise les missions et qui a suffisamment de pédagogie pour transmettre ses connaissances à la nouvelle recrue et ainsi l’aider dans son apprentissage Il a du mal avec les procédures internes: je peux formaliser certains process et lui donner accès Il a du mal à trouver le bon mode de relation avec ses interlocuteurs (collègues, fournisseurs…) : je peux lui faire des feedbacks pour l’aider à améliorer sa communication

 

Bien l’accueillir le jour de son arrivée :

  • Il est important que le salarié se sente accueilli le jour de son arrivée. Après lui avoir souhaité la bienvenue, je peux :
  • Lui remettre ses documents administratifs (contrat de travail, dossier mutuelle…) et répondre à ses questions s’il en a
  • Lui présenter l’équipe
  • Faire le tour de l’entreprise avec lui pour qu’il prenne ses repères (lieux communs, badgeuse, accès aux bureaux…) en lui expliquant les règles élémentaires de sécurité (emplacement de la trousse à pharmacie, des extincteurs, des issues de secours…)
  • Lui présenter les usages et les valeurs de l’entreprise pour qu’il adapte plus facilement aux attentes (horaires de travail, gestion des pauses, réunions de services…)
  • L’accompagner jusqu’à son poste de travail et lui indiquer ma disponibilité en cas de besoin
  • Prendre le temps de lui montrer l’outil de travail (accès à un logiciel, connexion à la messagerie, plaquette de présentation de l’entreprise…)

Préparer l’arrivée du nouveau salarié. L’intégration d’un salarié commence bien avant son arrivée dans l’entreprise. En effet, pour que tout soit prêt le jour J, je dois anticiper certaines étapes :

  • Prévenir les équipes de son arrivée (prénom, raisons de son recrutement, responsabilités, rattachement hiérarchique…)
  • Préparer les conditions matérielles (tenue de travail, ordinateur, branchement d’une ligne téléphonique, badge d’accès, messagerie…)
  • Préparer le planning d’intégration
  • Identifier et prévenir les personnes en charge de son accueil le jour J
  • Organiser les formations nécessaires pour sa tenue de poste
  • Préparer la rédaction du contrat de travail et les documents obligatoires (mutuelle…)
  • Effectuer la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF
  • Programmer la visite médicale d’embauche
  • Mettre à jour le registre du personnel

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